企業間では、取引や業務提携、機密保持など、さまざまな契約が締結されます。これらの契約書を適切に管理し、必要なときに迅速に参照できる環境を整えることは、コンプライアンスの強化やリスク管理の観点からも重要です。
本記事では、契約管理の基礎知識やシステム導入による管理のメリット、適切な管理のポイントについて詳しく解説します。
契約管理とは、契約書・関連書類の保管や契約内容の管理をすること
契約管理とは、企業間の取引で締結された契約書や関連書類を適切に保管し、契約内容などを管理することを指します。契約書には、契約の条件や義務、期限などの重要な情報が記載されているため、適切な管理が必要です。
契約管理には、大きく分けて下記の2つの側面があります。
契約書の所在の管理
契約管理では、契約書を適切に保管し、必要なときに迅速に取り出せる状態を維持することが求められます。企業には、法人税法や会社法などの法令にもとづき、一定期間契約書を保管する義務があるため、法令を守るためには適切な所在の管理が必要です。また、適切な契約書の所在の管理ができていないと、契約書の紛失や検索の手間が発生し、業務効率や企業の信頼性が低下するおそれがあります。
契約内容の管理
契約管理には、契約の内容を管理することも含まれます。契約書には、契約期間や更新期限、取引条件などが記載されているため、適切に内容を把握して状況を管理しておかなければ、契約の更新漏れや、契約違反が発生するリスクがあります。不必要なコストが発生する可能性もあるため、契約内容を定期的に確認し、適切に管理・運用することが重要です。
適切な契約管理をおこなわない場合に生じる課題
契約管理が適切におこなわれていない場合、業務の効率が低下するだけでなく、契約に関するリスクが増大します。特に、大企業では契約書の数が膨大になるため、管理の不備が重大な問題につながることもあります。契約管理を適切におこなわないことで生じる代表的な課題は下記のとおりです。
＜契約管理を適切におこなわないことで生じる代表的な課題＞
- 契約書の作成・確認・承認に時間がかかる
- 社内承認と締結結果のあいだに差異が生じる
- 契約書が見つからない
- 契約の更新漏れが発生する
- 契約内容の履行管理ができない
契約書の作成や確認に時間がかかると、営業機会の損失につながる可能性もあります。また、両社で決めなければいけない契約事項が、健全な契約のやり取りにならない事態にもなりかねません。修正履歴の管理が適切にできていないと、契約の背景の認識に齟齬が生まれる要因にもなります。トラブル発生時にも、契約書が見つからないと対応が遅れ、トラブルが拡大する可能性があるため、注意しなければなりません。
正しい契約条件で締結し、信頼関係を維持するためにも、適切な契約管理は重要です。
課題を解決するための契約管理のポイント
契約管理の不備によるリスクを回避し、効率的な契約管理を実現するためには、適切なルールと仕組みを整えることが重要です。下記では、契約管理を適切におこなうためのポイントを解説します。
契約書は一元管理する
契約書は、統一された保管場所に格納してそれを一元管理することで、迅速に参照できる環境が整い、業務の効率化を図ることができます。契約書が複数の部署や担当者ごとに個別管理されていると、必要な契約書を探すのに時間がかかり、更新漏れや確認ミスの原因にもなりかねません。
契約書を法務部などの特定の部署で管理するようにすれば、契約書を参照したいときに、どこに確認しに行けばいいかが明確になります。
＜契約書の一元管理のイメージ＞
組織全体の契約管理ルールを設定する
契約管理を適切におこなうためには、組織全体で統一されたルールを設けることが必要です。契約書の作成、承認、締結、保管のフローを明確にし、どの部署がどのように管理するのかを定めることで、業務の属人化を防ぎ、スムーズな管理が可能になります。
また、契約書のフォーマットや命名規則を統一することで、検索性を向上させ、必要な情報に迅速にアクセスできるようにすることも重要です。
更新期限・保管期限を確認しやすいように管理する
契約書には、契約期間や更新期限が定められていることが多く、法令上義務づけられた保管期限もあるため、それらを適切に管理することが求められます。契約書管理台帳を作成し、契約ごとの期限を一覧で管理できるようにすることで、更新漏れや不要な契約の継続を防ぐことが可能です。
セキュリティ対策を強化する
契約書には機密情報が多く含まれるため、契約管理では、情報漏洩などを防ぐためのセキュリティ対策も必要です。契約書を管理している場所へのアクセス制限や入退出ログ管理などで、情報漏洩の防止や流出時の迅速な対応ができる環境を構築することが重要です。
契約管理用のシステムを導入する
契約管理を効率化するためには、専用のシステムを活用するのも有効な手段です。契約管理システムを導入することで、契約書の所在の一元管理、検索の効率化などが可能になります。
システム選定の際には、以下のポイントを考慮するのがおすすめです。
＜システム選定の際のポイント＞
- 前後の工程を考慮し、契約管理業務全体のデジタル化が可能か
- 必要な機能（検索・アラート・ワークフロー管理など）が備わっているか
- 社内規定（決裁権限規定など）に対応しているか
- 操作が簡単で使いやすいか
- 既存のシステムと連携できるか
契約管理業務といっても、ただ契約書を管理するだけではなく契約書作成や契約書送付など前後に関連する業務があります。 せっかく契約管理の専用システムを導入しても、前後の業務がデジタル化できていない場合、転記作業によるデータの二重入力などの手間が発生することがあります。
そのため、一気通貫してデジタル化できるシステムであるかは重要なポイントとなります。システム導入する際は、業務全体の流れを考慮して検討しましょう。
契約書の電子化については、下記の記事をご覧ください。
契約管理システムのメリット
契約管理を適切におこなうためには、契約管理のためのシステムを導入することが有効です。契約管理システムを活用することで、管理業務の効率化やリスク管理の強化が可能になります。契約管理システムを導入することで得られる主なメリットは、下記のとおりです。
契約条件の誤解などの契約上のトラブルに対応しやすくなる
契約管理システムを導入すると、契約書の内容をいつでも簡単に確認できるため、契約条件の誤解や履行漏れを防ぐことができるといったメリットがあります。たとえば、取引先と契約内容に関する認識の違いが生じた際にも、システム上で迅速に契約書を参照できるため、即時対応が可能です。
また、契約には支払い条件やサービス提供範囲などが細かく記載されていますが、紙の契約書を個別に保管していると、内容を把握するのに時間がかかります。契約管理システムを活用すれば、該当する契約書の内容をすぐに検索できるため、トラブルに発展する前に契約内容を確認して適切な履行ができるようになります。
契約のライフサイクルを適切に管理できるようになる
契約管理システムには、契約の更新期限を事前に通知するアラート機能があるため、この機能を活用することで更新忘れを防止できる点もメリットです。
特に、契約期間が決まっていて、更新が必要なサブスクリプション契約、ライセンス契約、業務委託契約などは、適切なタイミングで更新手続きをおこなわなければ契約が無効になったり、業務が停止したりする可能性があります。
また、自動更新の契約では、解約手続きを忘れてしまうと不要なコストが発生することもあります。契約管理システムを導入すれば、更新期限が近づいた際に担当者へ自動通知することもできるため、重要な契約の更新ミスを防ぐことができます。
契約情報の検索が効率化する
契約管理システムのメリットは、契約の種類、取引先名、契約開始日・終了日、契約金額などの条件で、契約書を簡単に検索できるようになることです。
契約書を紙で管理している場合、必要な契約書を探し出すのに時間がかかります。特に、大企業では契約書の数が膨大になるため、過去の契約を参照するのが困難になることがあります。
契約管理システムがあれば、たとえばトラブル発生時に取引先との契約内容を確認したい場合、「取引先名」を検索するだけですべての関連契約を一覧表示することも可能です。また、締結中、更新待ち、終了済みなどの契約のステータスでフィルタリングすることで、現在の契約状況を把握しやすくなります。
内部統制を強化できる
内部統制を強化できる点も、契約管理システムのメリットです。契約書には一般的に機密情報が含まれるため、適切なセキュリティ対策が求められます。契約管理システムによっては、契約書に関する情報のアクセス権限を細かく設定し、部署ごとに稟議内容の閲覧権限を調整するなど柔軟な制御ができるため、不正な閲覧や改ざんを防ぐことも可能です。これにより、外部監査などにも対応しやすくなります。
さらに、アクセスログを記録する機能を活用できれば、だれがいつ契約書を閲覧・編集したのかを把握できるため、不正アクセスが発生した際の追跡が容易になります。
必要に応じて管理システムも活用して、契約管理を導入しよう
契約管理は、企業のリスク管理や業務効率化において重要な役割を果たします。しかし、契約書の数が多いほど手作業での管理は困難で、更新漏れや情報漏洩のリスクも高まりかねません。適切な契約管理をおこなうためには、システムの活用が有効です。
契約管理システムを導入することで、契約書を一元管理し、検索の手間を省き、更新期限を適切に管理できます。さらに、セキュリティ対策も強化できるため、必要に応じて活用しましょう。
「SmartDB」なら契約書作成から契約書管理までを一元化できる
契約管理の効率化には、「SmartDB」のようなノーコード開発ツールもおすすめです。「SmartDB」を活用すれば、契約書の作成依頼から契約書管理までを一元管理できるだけでなく、取引先情報との紐づけを自動でおこなうなど業務プロセス全体のデジタル化を可能にします。大企業の複雑な業務フローやワークフローに柔軟に対応できるため、契約管理の最適化をスムーズに進めることが可能です。
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